Boekhouding

Wat Is Salarisadministratie [Compleet Overzicht]

Heb je een bedrijf met werknemers, dan kun je niet om salarisadministratie heen.

Maar wat komt er kijken bij een salarisadministratie?

In deze gids lees je meer over de onderdelen.

Vergelijk tot 3 boekhouders
Vraag Gratis Offertes Aan
>>binnen 2 minuten aangevraagd<<

Wat is een salarisadministratie?

De salarisadministratie draait om het administreren van de personeelskosten en het uitbetalen van werknemers. Hierbij hoort ook het verwerken van de loonheffingen bij de belastingdienst.

Salarisadministratie wordt ook wel loonadministratie genoemd. De betekenis van de twee termen zijn hetzelfde.

Laat een professional de salarisadministratie te doen om je te focussen op de corebusiness. Vraag vrijblijvend offertes aan bij ervaren boekhouders en salarisadministrateurs.

Wanneer moet je een salarisadministratie bijhouden?

Kort gezegd ben je verplicht om een salarisadministratie bij te houden als je één of meerdere werknemers hebt.

In meer detail.

  • Je één van of meerdere werknemers in dienst hebt;
  • Inhoudingsplichtig bent als werkgever;
  • De werknemers loon ontvangen voor de diensten.

Maar wat betekent het als je inhoudingsplichtig bent?

Als je inhoudingsplichtig bent betekent dat je loonheffingen moet inhouden. In het geval van je bedrijf is dit het inhouden van loonheffingen op het loon van je werknemers.

Als je inhoudingsplichtig bent als werkgever, heb je een aantal verantwoordelijkheden. Zo moet je zowel de salarisadministratie als de personeelsadministratie bijhouden.

Personeelsadministratie

De personeelsadministratie is een verzameling van dossiers van de werknemers.

In een  personeelsadministratie wordt onder andere gegevens opgeslagen over verzekeringen, contracten en leaseauto’s.

De loonadministratie is niet eenvoudig en kost tijd. Laat je informeren door een expert. Vergelijk meerdere experts op het gebied van salarisadministratie.

Wat is loon eigenlijk?

Loon is wat een werknemer ontvangt ter compensatie van werk.

Loon komt niet altijd in de vorm van geld. Vergoedingen in natura kunnen ook onder loon vallen.

Maar overwerk, meer uren werken dan is afgesproken valt dan weer niet onder loon.

Waar bestaat een salarisadministratie uit?

Hieronder gaan we dieper in op de onderdelen.

Een salarisadministratie bestaat uit een aantal formulieren.

  • Loonstaat
  • Salarisstrook
  • Jaaropgave
  • Uitkeringen, verstrekkingen en vrijgestelde vergoedingen
  • Beschikkingen en/of verklaringen
  • Loonbestanddelen in eindheffing
  • Afdrachtverminderingen

Loonstaat

Op een loonstaat staan gegevens over de werknemers die zijn bedoeld voor de belastingaangifte.

Hier valt onder de:

  • loonbelasting/premie volksverzekeringen;
  • premies werknemersverzekeringen.

Er bestaat een voorgeschreven model. In dit model staan alle punten die vermeld moeten worden op de loonstaat.

De gegevens die vermeld moeten worden op de loonstaat zijn onder andere:

  • Loon
  • Werkzaamheden in natura
  • Aftrekposten
  • Werknemer- en werkgevergegevens

Op de website van de belasting vind je het officiële en actuele model (2020) van de loonstaat.

Salaristrook

Op de salarisstrook staan gegevens over het inkomen dat wordt uitgekeerd. De salarisstrook wordt ook wel loonstrook genoemd.

Op de loonstrook staat onder andere informatie over het:

  • Aantal gewerkte uren;
  • Bedragen waaruit de brutoloon is opgebouwd;
  • Naam van de werknemer en de werkgever.

Op de website van de Rijksoverheid lees je uitgebreide en actuele informatie over de loonstrook.

Jaaropgave

In een jaaropgave staat het loon van een werknemer over één jaar. Een jaaropgave wordt gewoonlijk verstuurd in januari of februari.

Op een jaaropgave staat onder andere:

  • Het jaar waar de jaaropgave over gaat;
  • Onbelaste vergoeding(en);
  • Belasting en premies die zijn ingehouden op je loon.

Hier vind je actuele informatie over de jaaropgave op de website van Belastingdienst.

Wat betekent ‘Uitkeringen, verstrekkingen en vrijgestelde vergoedingen’?

De vergoedingen die een werknemer ontvangt maar niet onder loon vallen in deze categorie binnen de salarisadministratie.

Onder ‘Uitkeringen, verstrekkingen en vrijgestelde vergoedingen’ vallen onder andere:

  • Reiskostenvergoeding;
  • Vergoedingen voor telewerken;
  • Vergoedingen.

Hier kom je meer te weten over ‘Uitkeringen, verstrekkingen en vrijgestelde vergoedingen’.

Beschikkingen en/of verklaringen

Heb je beschikkingen en verklaringen ontvangen van de werknemer dan moet deze worden opgenomen in de salarisadministratie.

Hier lees je meer over beschikkingen en/of verklaringen.

Afdrachtverminderingen

Voor bepaalde groepen werknemers ontvangt werkgever afdrachtvermindering. Voor deze groepen betaal je als werkgever minder belastingen en premies.

Hier vind je meer informatie over afdrachtverminderingen.

Loonbestanddelen in eindheffing

Op bepaalde vormen van loon wordt geen loonheffing maar eindheffing geheven. De eindheffing wordt niet ingehouden van het loon van werknemer, maar moet betaald worden.

Normaal gesproken wordt de eindheffing in plaats van de loonheffing geheven. In sommige gevallen wordt naast de loonheffing geheven.

Hier kom je meer te weten over de eindheffing.

Er komt heel wat kijken bij een goede salarisadministratie. Een kloppende salarisadministratie voorkomt problemen met de belastingdienst. Besteed je salarisadministratie uit aan een expert. Vraag hier vrijblijvend offertes aan bij salarisadministratiespecialisten.

Hoe lang salarisadministratie bewaren?

Er bestaat een bewaarplicht van 7 jaar voor salarisadministratie.

Ook moet je de salarisadministratie 7 jaar bewaren als je met je bedrijf stopt.

Het is belangrijk dat alleen noodzakelijke gegevens opgeslagen worden bewaard. Het goed beveiligen van de persoonsgegevens is belangrijk met het oog op de privacy van de werknemers.

Met de AVG is ook de privacy van werknemers aangescherpt.

Hier lees je meer over wat de AVG betekent voor de salarisadministratie.

Wat is het verschil tussen payrolling en salarisadministratie?

Waarschijnlijk heb je wel eens gehoord van payrolling?

Dit lijkt op de salarisadministratie, maar is het niet.

Hieronder kort de verschillen.

Salarisadministratie: Bij een salarisadministratie zijn de werknemers bij je bedrijf zelf onder contract.

Het uitbetalen en de administratie, met hulp van een boekhouder wordt door je bedrijf zelf gedaan.

Payrolling: Bij payrolling wordt de administratie en uitbetaling van het salaris gedaan door een extern bedrijf. De payroller.

Deze is ook de juridisch werkgever, waardoor de arbeidsrechtelijke risico’s bij de payroller komt te liggen.

Het uitbesteden van het verlonen en de salarisadministratie scheelt tijd, maar kost wel meer geld.

Daarnaast blijf je als ondernemer aansprakelijk voor de juiste afdracht van de loonbelasting en premies sociale verzekeringen.

Daarentegen heeft een payroller wel meer verstand van salarisadministratie en de juridische kant van werkgeverschap.

Hoort salarisadministratie bij personeelszaken of de financiële administratie?

Deze vraag wordt vaak gesteld. Moet je de salarisadministratie onderbrengen bij HR of bij degene die de administratie doet? Hoe zit het met de functiescheiding?

Vaak heeft de persoon die personeelszaken doet onvoldoende kennis van een financiële administratie.

De meeste bedrijven pakken het als volgt aan.

Uitbesteden van de loonadministratie

De salarisadministratie bijhouden en controleren is een vak apart. Het vraagt veel tijd en fouten kunnen zorgen voor problemen bij de belastingdienst.

Als ondernemer wil je bezig zijn met ondernemen, toch. Kies voor een boekhouder of een expert op het gebied van salarisadministratie.

Vergelijk tot 3 boekhouders
Vraag Gratis Offertes Aan
>>binnen 2 minuten aangevraagd<<