Ben je niet tevreden met je huidige boekhouder en heb je het gevoel dat je te veel betaalt voor de diensten?
Het overstappen van boekhouder is makkelijker dan je denkt.
Overstappen duurt vaak maar enkele weken en is in de meeste gevallen kosteloos. In deze gids lees je wat er komt kijken bij een overstap.
Inhoudsopgave
Wanneer overstappen van boekhouder?
Twijfel je?
Hieronder vind je enkele goede redenen om over te stappen.
Geeft de boekhouder voldoende service en advies?
Krijg je het gevoel dat je te veel betaald voor de diensten? Ga op onderzoek uit. Het kan zijn dat je teveel betaald voor wat je krijgt.
Zoek op internet naar boekhouddiensten. Vergelijk de pakketten met je huidige pakket.
Misschien kun je ergens anders wel een betere prijs/kwaliteit krijgen? Vraag hier vrijblijvend offertes aan bij boekhouders.
Vergelijk de offerte met je huidige boekhouder. Zo krijg je een goed beeld welke boekhouder de juiste diensten tegen het scherpste tarief aanbiedt.
Wordt je begrepen?
Niet elk bedrijf is hetzelfde. Een zzp’er heeft andere boekhouddiensten nodig dan een eenmanszaak met enkele medewerkers of een besloten vennootschap met tientallen personeelsleden.
Het is handig als de boekhouder kennis heeft van je branche, de grootte en rechtsvorm van je bedrijf.
Als een boekhouder alleen ervaring heeft met zzp’ers dan kan een administratie van een bv met medewerkers een brug te ver zijn.
Kan de boekhouder meegroeien?
Ben je aan te groeien als bedrijf? Dan zorgt dat vaak voor extra administratie. Groeit je eenmanszaak waar jezelf in werkt uit naar een bv met medewerkers dan vraagt dat om aanpassingen in de boekhouding.
Is de boekhouder in staat om mee te groeien?
De administratie doen voor een zzp’er met enkele opdrachtgevers kan prima uitgevoerd worden door een boekhouder die parttime werkt.
Maar kan je boekhouder het tempo en de hoeveelheid werk bijbenen als je de komende jaren flink gaat groeien?
Heeft je boekhouder interesse om een grotere administratie te voeren. Wellicht moet de boekhouder dan van eigen klanten afscheid nemen.
Heb je groeiplannen?
Dan is het slim om je plannen voor te leggen aan je boekhouder. Kan deze het werk aan?
Zo nee, dan is het slim om zo snel mogelijk een boekhouder te zoeken die bij je toekomstige bedrijfsgrootte en groeiplannen past.
Vraag offertes aan bij boekhouders. Je ontvangt tot 3 offertes om te vergelijken.
Past het kantoor nog bij jou wensen?
Soms groeit jouw bedrijf niet te hard, maar ligt het andersom. Misschien groeit of verandert het boekhoudkantoor wel.
Als een boekhouder grotere klanten krijgt, gaat daar veel tijd in zitten. Vaak veranderen bij die groei ook de diensten die je boekhoudkantoor aanbiedt.
Ben je als zzp’er of klein bedrijf nog wel op de juiste plek? Wellicht is het voordeliger om de administratie door een kleiner kantoor te laten doen tegen dezelfde kwaliteit.
Wordt de administratie goed uitgevoerd?
Als de administratie slecht of te laat wordt uitgevoerd is het tijd om snel een nieuwe boekhouder te zoeken.
Heb je schade ondervonden door je huidige boekhouder? Neem snel contact op met je belastingdienst over de huidige stand van zaken. In sommige gevallen kun je de schade verhelpen of verminderen.
Hier lees je meer over het verhalen van de schade op de boekhouder.
Ook kan een nieuwe boekhouder zorgen dat je administratie op orde komt en tips krijgen om de schade te beperken.
Vergelijk verschillende boekhouders
Als je van plan bent om over te stappen naar een nieuwe boekhouder, is het belangrijk om goed onderzoek te doen.
Hoe werken boekhouders?
De boekhouding kan grofweg twee manieren gedaan worden. Via papier of via een app/online software.
Abonnementsvorm
Veel boekhouders werken met een vast maandbedrag. Het voordeel hiervan is dat je weet wat je maandelijks kwijt bent aan het uitbesteden van je administratie.
Online verwerking
In veel gevallen werkt een kantoor met online software. Zeker bij kleine administraties is dit makkelijk.
Dit is de meest voordelige van de twee, omdat je als mkb ondernemer een deel van de verwerking van de administratie voor je rekening neemt.
Hierbij moet je als ondernemer bonnetjes en facturen uploaden waarna het automatisch wordt verwerkt in je administratie.
Ook kun je met veel boekhoudpakketten facturen aanmaken die meteen in de administratie worden verwerkt.
De administratie wordt per maand of kwartaal gecontroleerd en de aangiftes worden verzorgt door de boekhouder.
Welke online software gebruikt de boekhouder?
Er zijn heel veel verschillende online software pakken. Speciaal voor zzp’ers of juist voor bedrijven met veel medewerkers.
Meestal werkt een boekhouder met een bepaald softwarepakket. Hierbij zijn de klanten op aangesloten, en zorgt de boekhouder voor de controle en de aangiftes.
De boekhoudsoftware pakketten zijn tegenwoordig makkelijk te begrijpen.
Een ander boekhoudpakket moet je niet afschrikken om over te stappen. Je nieuwe boekhouder legt graag voor je uit hoe het werkt. Achteraf ben je vaak blij dat je online je administratie kunt aanleveren omdat je tijd bespaart.
Inleveren
Dit is prijziger dan de online variant. Hierbij lever je al het papierwerk (crediteuren/debiteuren facturen, bonnetjes en rekeningafschriften) in bij je boekhouder.
De boekhouder verwerkt alles tot een kloppende administratie en zorgt voor de aangiftes.
Voor welke vorm kies jij? Vraag hier offertes aan bij maximaal 3 boekhouders. Zo kun je makkelijk de boekhouders vergelijken.
Overstappen
Onder de volgende kopjes lees je meer over het overstappen van boekhouder.
Wat kost het overstappen van boekhouder?
Het overstappen is meestal kosteloos. Als service wordt de overdracht geheel verzorgt door de nieuwe boekhouder. Dit verloopt vaak soepel.
1. Kies het beste tijdstip om over te stappen
Het is sterk aan te raden om een rekening te houden met het tijdstip dat je de overstap doet.
Het beste moment om over te stappen is als het grootste gedeelte van de administratie van het boekjaar is afgerond (vaak in januari). Zo kan de nieuwe boekhouder je administratie snel op orde krijgen.
2. Netjes afscheid nemen van je oude boekhouder
Het is belangrijk om netjes afscheid te nemen van je huidige boekhouder. Ga bij voorkeur een persoonlijk gesprek aan met je huidige boekhouder en geef aan waarom de overstap voor het bedrijf het beste is.
In de veel gevallen zal je boekhouder het met je eens zijn en kan de overdracht beginnen.
De nieuwe boekhouder neemt in overleg met je oude boekhouder hoe de overdracht van je administratie soepeltjes verloopt.
3. Laat je huidige boekhouder de boekhouding goed afronden
Om het voor iedereen zo makkelijk en prettig mogelijk te maken is het belangrijk dat je huidige boekhouder je administratie netjes afrondt.
Zo gaat de overdracht soepeler en loopt het opzetten van de nieuwe administratie geen vertraging op.
Door die vertraging kunnen er problemen ontstaan bij het tijdig indienen van de aangifte.
Dat wil je natuurlijk voorkomen toch?
Stuur een opzegbrief
Om de opzegging bij je huidige boekhouder netjes te laten verlopen is het opsturen van een opzegbrief sterk aan te raden.
Je nieuwe boekhouder heeft vaak een voorbeeldbrief die je kunt gebruiken om de opzegging en de start van de overdracht vlekkeloos te laten verlopen.
Mijn boekhouder wil de administratie niet overdragen. Wat nu?
Lig je in de clinch met je huidige boekhouder over openstaande rekeningen of overeenkomsten? Dan leidt dat tot problemen bij de overdracht.
Als je onrechtmatig facturen niet betaald omdat je het niet eens bent met de gang van zaken of facturen kan de boekhouder de administratie bij zich houden tot de rekening is betaald.
Dit heet retentierecht. Hier lees je hier meer over retentierecht.
Dit wil je natuurlijk voorkomen. Ga zo vroeg mogelijk in gesprek over de openstaande facturen bij je huidige boekhouder en betaal deze.
4. Let op dat er op tijd aangifte gedaan wordt
Het overstappen van je huidige boekhouder naar een nieuw kantoor kost vaak wat meer tijd dan je denkt.
Tijdens de overdracht van je administratie kan er van alles voor vertraging zorgen:
- Je huidige boekhouder wordt ziek, waardoor het langer duurt voordat de administratie klaar is om over te dragen;
- Je huidige boekhouder traineert de overdracht;
- Je huidige boekhouder werkt met ander software dan de nieuwe boekhouder. Het blijkt meer tijd te kosten om dit netjes over te zetten.
Hoe lang duurt een overstap gemiddeld?
Als de overstap soepel verloopt, duurt het 2 tot 3 weken om over te stappen van boekhouder.
Voor de btw-aangifte blijf je als ondernemer zelf verantwoordelijk. Dus zorg dat je dit in de gaten houdt bij de overdracht.
Hoe gaat de overstap in zijn werking?
Een overstap verloopt grofweg als volgt.
Omdat de werkwijze niet bij elk boekhoudkantoor hetzelfde is. De onderstaande stappen zijn slechts om je een idee te geven.
Stap 1: De opzegbrief versturen naar de huidige boekhouder
Stap 2: Het nieuwe kantoor vraagt alle administratie en gegevens op bij je huidige boekhouder;
Stap 3: Je nieuwe boekhouder wordt toegevoegd als intermediair bij de belastingdienst;
Stap 4: De boekhouder zorgt voor de uitstelregeling zodat je er niet direct aangifte gedaan hoeft te worden.
Tijd voor een nieuwe boekhouder?
Ben je er van overtuigd dat een nieuwe boekhouder de beste stap is? Vraag offertes aan via de offerteservice en kom in contact met de juiste boekhouder.