Er zijn heel veel administratiekantoren in Nederland. Het merendeel van deze kantoren leveren goed werk af. Maar niet elk kantoor is geschikt voor jouw bedrijf.
Heb jij al een goede boekhouder gevonden?
Om je te helpen vind je hieronder tips en informatie over het vinden van een boekhouder die het beste bij je past.
Inhoudsopgave
- Maak een simpele checklist
- 1. Verschillende werkwijzen
- 2. Abonnementsvormen en kosten
- 3. Beroepsorganisaties binnen de administratie branche
- 4. Voor welke branche(s) is de boekhouder vooral werkzaam?
- 5. Heb je personeel?
- 6. Bereikbaar
- 7. Ga je groeien met je bedrijf?
- Loop de checklist na
- In gesprek met de boekhouders
Maak een simpele checklist
We raden je aan om aan de hand van de punten in deze gids een persoonlijke checklist te maken.
Het hoeft niet lastig te zijn. Een lijstje is voldoende. Hieronder een voorbeeld:
- De boekhouder moet financieel advies geven
- De boekhouder moet vooral online werken
- Ik vind een maandabonnementen prettiger dan een uurtarief
- Et cetera…
Door een lijstje te creëren krijg je een beter inzicht wat jij belangrijk vindt aan een boekhouder.
1. Verschillende werkwijzen
De kerntaken die een boekhouder uitvoert zijn over het algemeen hetzelfde. Die bestaan onder andere uit;
- Administratie bijhouden en/of controleren;
- Debiteurenbeheer
- Btw aangifte doen;
- Jaarverslag maken.
Maar hoe een boekhouder zijn werk uitvoert kan per boekhouder verschillen. Het ene kantoor werkt volledig online terwijl een andere boekhouder nog op papier werkt.
Online werken
Bij dit type samenwerking vindt de administratie geheel online plaats. Als bedrijf log je in bij een online boekhoudapplicatie en werk je de administratie bij (facturen en bonnetjes invoeren).
De boekhouder houdt controle over de boekhouding en zorgt voor de aangiftes. Voor kleine administraties zonder de behoefte aan financieel advies is dit een goede werkwijze.
Geheel uitbesteden
Heb je geen zin om de facturen en bonnetjes te verwerken? Dan kun je bij sommige boekhouders terecht met je ordners. De boekhouder verwerkt de papieren administratie tot een kloppende administratie.
Het is wel de meest prijzige variant en steeds minder populair dan online verwerking.
Online verwerking met persoonlijk contact
Wellicht de beste methode is de combinatie tussen online administratie en persoonlijk contact.
Hierbij voer je zelf dagelijks dagelijks je facturen, bonnetjes et cetera in via een online applicatie. De boekhouder controleert de administratie en doet de aangiftes.
Tijdens een persoonlijk gesprek ga je dieper in op de cijfers en de resultaten van je bedrijf. Het is slim om minstens één keer per jaar om de tafel te gaan of ieder geval telefonisch contact te hebben met je boekhouder.
Tijdens de gesprekken kan de boekhouder tips geven en heb je de mogelijkheid om direct vragen te stellen.
Voor op je checklist: Op wat voor manier wil jij graag samenwerken met je boekhouder?
Ben je toe aan een goede boekhouder? Vraag hier vrijblijvend en kosteloos offertes aan.
2. Abonnementsvormen en kosten
De kosten voor de diensten van een boekhouder worden op verschillende manieren berekend.
Via uurtarief: Het uurtarief voor een boekhouder ligt gemiddeld rond de €60. Als je maar een paar uurtjes per kwartaal een boekhouder nodig hebt is per uur afrekenen een prima optie.
Online boekhouden: Voor online boekhouden met de basisdiensten van een boekhouder betaal je ongeveer €75 per maand. Hiervoor krijg je een online boekhoudpakket, een snelle controle en de btw-aangifte.
Maandabonnement: Deze vorm vind je steeds meer terug bij boekhoudkantoren. Tegen een vast tarief per maand ontvang je een vast dienstenpakket.
Voor zzp’ers liggen de maandtarieven tussen de €40 en €125 per maand. De tarieven zijn afhankelijk van hoeveel werk de boekhouder voor je verzet. Het maandtarief is bijvoorbeeld lager als je zelf de facturen en bonnetjes invoert.
Voor bedrijven met enkele medewerkers moet je rekening houden met maandelijkse kosten van €250 of meer.
Voor op je checklist: Op wat voor manier wil jij betalen voor de diensten van een boekhouder?
3. Beroepsorganisaties binnen de administratie branche
Boekhouder is geen beschermd beroep zoals accountancy. Ook al is iedereen vrij om een boekhoudkantoor te beginnen heb je wel verenigingen waar een boekhouder lid van kan zijn.
Boekhouders die hiervan lid zijn kunnen cursussen volgen om up-to-date te blijven.
Zo heb je de NOAB, wat staat voor Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen.
Als een boekhouder niet lid is van een branchevereniging betekent dat niet dat er ook slecht werk wordt geleverd.
Het belangrijkste is dat een boekhouder bij je past.
Voor op je checklist: Vind jij het belangrijk dat een boekhouder lid is van een branchevereniging?
4. Voor welke branche(s) is de boekhouder vooral werkzaam?
Het is makkelijker om met een boekhouder te werken die ervaring heeft binnen jouw branche.
De administratie doen van een webshop is anders dan een zzp’er in de bouw met jaarlijks enkele opdrachtgevers.
Een webshop heeft soms wel met duizenden transacties te maken terwijl de zzp’er jaarlijks maar een paar facturen verstuurd.
Wil in jij in contact komen met geschikte boekhouders? Vraag hier vrijblijvend in één keer meerder offertes aan bij boekhouders.
Voor op je checklist: Is het handig dat de boekhouder kennis heeft van je branche? Of is het een eenvoudige administratie en kan het door praktisch alle goede boekhouders worden uitgevoerd?
5. Heb je personeel?
Een administratie voeren voor een zpp’er met enkele opdrachtgevers is anders dan voor een bedrijf met 10 medewerkers.
Een boekhouder die alleen voor zzp’ers werkt heeft waarschijnlijk minder verstand van een salarisadministratie en loonheffingen.
Voor een zpp’er is een freelance boekhouder vaak voldoende. Eventueel kan de boekhouder een jaarrekening opmaken, maar dat is voor een zzp’er niet verplicht.
Voor een bedrijf met enkele medewerkers is wat meer kennis vereist, waarbij vaak een iets groter boekhoudkantoor beter past.
Voor op je checklist: Is het belangrijk dat de boekhouder die je zoekt ervaring heeft met loonadministratie en eventueel personeelsadministratie?
6. Bereikbaar
Er zijn boekhoudkantoren waar je ‘s ochtends tot in de avonduren terecht kunt met vragen.
Vind je dit belangrijk? Zorg dat je een boekhouder zoekt met ruime contacttijden.
Je hebt ook boekhouders die minder goed bereikbaar zijn. Dat klinkt wellicht negatief, maar dat hoeft niet zo te zijn. Voor een boekhouder die vaak bereikbaar is betaal je vaak ook iets meer.
En als dat niet nodig is kun je beter het geld in andere zaken steken, toch?
Veel administratieve vragen kunnen een paar dagen wachten op een antwoord. Voor kleinere bedrijven geldt: als de administratie eenmaal loopt is contact met de boekhouder vaak minder intensief.
Het is slim om aan het begin van de samenwerking goed duidelijk te hebben wat de boekhouder voor je doet. Stel zoveel mogelijk vragen in de introductiegesprekken. Zo krijg je duidelijkheid voor beide partijen en bespaar je tijd in de toekomst.
Voor op je checklist: Hoe vaak wil je overleggen en vragen stellen aan je boekhouder? Is het belangrijk dat je boekhouder vaak bereikbaar is?
7. Ga je groeien met je bedrijf?
Ben je tevreden met je bedrijf zoals het gaat of je wil je gaan groeien met je bedrijf?
Dat heeft effect op de administratie.
Kies voor een boekhouder die kan meegroeien. Ook al past een bepaald boekhoudkantoor nu nog niet bij je, in de toekomst is het handig als je nu al samenwerkt. Overstappen van boekhouder op een later tijdstip is niet altijd handig.
Bij een groeiend bedrijf komen er altijd vragen naar boven. Kies een boekhouder die tijd voor je heeft.
Voor op je checklist: Heb je groeiplannen? Zoek een boekhouder die de administratie van een groter bedrijf aan kan.
Loop de checklist na
Heb je checklist gemaakt met punten die jij belangrijk vindt? Je kunt de punten ook nog in volgorde zetten van belangrijkheid.
Vind je het bijvoorbeeld belangrijk dat je boekhouder mee kan groeien met je bedrijf? Zet dit dan bovenaan je checklist.
Gebruik de checklist bij het vergelijken van de boekhouders. Zo bespaar je tijd en vindt je sneller een goede boekhouder.
Vind een boekhouder die bij je bedrijf past. Ontvang vrijblijvende offertes bij boekhouders.
In gesprek met de boekhouders
Heb je een boekhouder gevonden die goed bij je bedrijf lijkt te passen?
Dan is het aan te raden om een vrijblijvend gesprek te voeren om de potentiële boekhouder beter te leren kennen.
Het is belangrijk om bij een kennismakingsgesprek rekening te houden met de volgende punten.
1. Kun je een constructief gesprek voeren met de boekhouder?
Om te achterhalen of je met een goede boekhouder te maken is door een lastige vraag te stellen.
Als de vraag op een simpele manier beantwoord wordt heb je hoogstwaarschijnlijk te maken met een goede boekhouder.
2. Maak goede afspraken over de diensten
Maak duidelijke afspraken over welke diensten (en de bijhorende kosten) die belangrijk zijn voor je bedrijf.
Het is vervelend als blijkt dat je achteraf meer moet betalen voor de diensten dan je verwacht had.